de Publieke Partner|Kennisbank

Gunning

Opmerking toevoegen

Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.

Overzicht

Gunning is het scharnierpunt tussen het frontofficegesprek en het backofficedossier. Een DAS-systeem of opdrachtgever bevestigt dat de kandidaat mag starten; backoffice controleert eerst dat de kandidaat dat ook wil en dat de startdatum klopt, koppelt terug naar het DAS-systeem en zet de overdracht naar dossieropbouw in gang. Pas daarna start het opbouwen van het dossier en de contractfase.

Positie in de keten

flowchart LR
  Z[Gunning] --> A[Dossier opbouw]
  subgraph BH[Beheer]
    direction LR
    B[Contracten] --> U[Uren]
    U --> F[Facturatie]
    F --> P[Uitbetalingen]
    P -.->|periodiek| U
  end
  A --> BH
  BH --> G[Offboarding]
  classDef ph fill:none,stroke:#94a3b8,stroke-dasharray:5 5,color:#475569
  classDef act stroke:#059669,stroke-width:3px
  class BH ph
  class Z act

Flow

flowchart TD
  A1[Bericht van DAS-systeem: kandidaat mag starten] --> A
  A2[Informele tip via kandidaat] --> A
  A[Gunning binnen]
  A --> B[Kandidaat bellen ter bevestiging]
  B --> C{Wil starten en klopt startdatum?}
  C -- Ja --> D[Startdatum bevestigd]
  C -- Twijfel of wacht op andere opdracht --> E[Terugkoppelingsdatum afspreken]
  E --> F[Status blijft Op gesprek]
  F --> C
  C -- Nee --> X[Afmelden bij DAS-systeem via zelfde kanaal]
  D --> G[Terugkoppelen naar DAS-systeem via zelfde kanaal]
  G --> H[Officiele bevestiging van DAS-systeem ontvangen]
  H --> I[Twee mails naar kandidaat]
  I --> I1[Felicitatie + procestoelichting]
  I --> I2[Gegevensuitvraag NAW, IBAN, ID-check]
  I1 --> J[Status naar Gegund - korte tussenstap]
  I2 --> J
  J --> K{Bezwaarperiode van toepassing?}
  K -- "Nee, default" --> L[Status naar Contractfase - dossieropbouw start]
  K -- "Ja, sommige DAS-systemen: 1-2 weken" --> M[Wachten op definitieve bevestiging]
  M --> L

Gunning ontvangen

1

Kanaal en bron herkennen

Gunning komt meestal binnen via het DAS-systeem (mail of telefoon). Soms hoort de kandidaat het eerst van de hiring manager en koppelt dat informeel terug. Beide vormen zijn input voor dezelfde bevestigingsstap; alleen de officiele bevestiging telt voor de status.
2

Vastleggen

Leg op de opportunity vast hoe de gunning binnenkwam (DAS-naam, datum, kanaal) en wie het bericht stuurde. Dit bepaalt later het terugkoppelkanaal.

Bevestigen met kandidaat

1

Bellen, niet appen

Bel de kandidaat persoonlijk. Een gunning is een belangrijk moment; bellen voorkomt onduidelijkheid en zet meteen een goede toon.
2

Twee vragen stellen

1) Wil je daadwerkelijk starten? 2) Klopt de afgesproken startdatum nog? Beide bevestigingen zijn nodig voordat de overdracht naar dossieropbouw start.
3

Twijfel of wachtstand

Als de kandidaat nog op een andere opdracht wacht: spreek een concrete terugkoppelingsdatum af, leg dit vast op de opportunity en koppel ook deze status terug naar het DAS-systeem. De opportunity blijft op Op gesprek staan tot de kandidaat definitief bevestigt - niet voortijdig naar Gegund zetten. Vermijd dat dit weken blijft hangen.
4

Afhaken

Als de kandidaat afziet van de opdracht: meld dit direct af bij het DAS-systeem via hetzelfde kanaal als waarop de gunning binnenkwam.
Kanaalspiegelregel — Antwoord het DAS-systeem altijd via het kanaal waarop het bericht binnenkwam: telefoon retour bij telefoon, mail retour bij mail. Daarmee voorkom je dat berichten kruislings blijven hangen of dubbel worden verwerkt. Uitzondering richting kandidaat: als de kandidaat telefonisch niet bereikbaar is, mag je uitwijken naar WhatsApp of mail; de regel is bedoeld om het proces vooruit te helpen, niet om vast te lopen op een dichte lijn.

Twee mails naar kandidaat

1

Mail 1: felicitatie en procestoelichting

Korte, persoonlijke felicitatie en een toelichting op wat de komende periode gaat gebeuren: dossierstappen, ondertekening, eerste werkdag. Dit is geen gegevensuitvraag, maar context.
2

Mail 2: gegevensuitvraag

Praktische uitvraag van NAW-gegevens, rekeningnummer, ID-check (via Signhost-link), en de overige documenten die voor de contractvorm nodig zijn.
3

Vastleggen

Beide mails verlopen via de opportunity en zijn gebaseerd op CRM-templates. Replies worden automatisch aan de thread gehangen.

Overdracht naar dossier

1

Status kort op Gegund

Zet de opportunity/procedure op Gegund zodra de kandidaat heeft bevestigd te willen starten. In de praktijk is dit een korte tussenstap: zodra de twee mails uit zijn, gaat de opportunity direct naar Contractfase.
2

Bezwaarperiode in acht nemen

Bij sommige DAS-systemen (onder andere Mercell en STRIIVE) geldt na gunning een bezwaarperiode van circa 1-2 weken waarin andere partijen alsnog bezwaar kunnen maken. In die gevallen blijft de opportunity langer op Gegund staan tot de definitieve bevestiging binnen is - pas dan gaat hij naar Contractfase en start de echte contractgeneratie.
3

Dossier aanmaken

Maak het dossier aan en zet de uitvraag voor de benodigde informatie klaar. Zie Dossier opbouw voor de informatievereisten per contractvorm.
4

Parallel werken

Dossieropbouw en contractfase lopen in de praktijk door elkaar. Zodra de opdrachtbevestiging tussen DPP en het DAS-systeem rond is en de eerste documenten binnen zijn, kan het kandidaatcontract gegenereerd worden.