Eisen en wensen
Opmerking toevoegen
Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.
Doel
Een compleet en bewerkbaar eisen- en wensenformulier samenstellen, dit naar de kandidaat versturen en het ingevulde formulier verwerken tot een aanbieding.
Flow
flowchart TD
A[E&W gemaakt] --> B[Concept samenstellen]
B --> C[Bron opdrachtgever vergelijken]
C --> D[Word-document exporteren]
D --> E[Template 'uitvraag' versturen]
E --> F[Opportunity naar E&W verstuurd]
F --> G{Ingevuld retour?}
G -- ja --> H[Mail koppelen + bestand downloaden]
H --> J[Controleren + verwerken tot aanbieding]
G -- nee op tijd --> R[Reminder sturen]
R --> GFormulier samenstellen
1
Concept openen
In E&W gemaakt opent het automatisch gegenereerde conceptformulier. Controleer welke eisen en wensen zijn overgenomen.
2
Vergelijk met bron
Open altijd de pagina van de opdrachtgever. Vergelijk de eisen- en wensenlijst 1-op-1. Scrape mist soms eisen; opdrachtgeverlijst is leidend.
3
Opschonen
Verwijder irrelevante of verkeerd uitgelezen regels (bijv. percentage-wegingen als losse regel, dubbel gescrapete tekst). Voeg ontbrekende eisen en wensen toe.
4
Aanvullen met standaardvelden
Voeg minimaal toe: beschikbaarheid per datum, uren per week. Deze worden vaak uitgevraagd en staan niet altijd in de scrape.
5
Titel controleren
Controleer of de titel overeenkomt met de vacature (bijv. 'Projectondersteuner').
6
Word exporteren
Maak het Word-document aan vanuit de opportunity. Word is bewust: frontoffice moet het document achteraf nog kunnen aanpassen.
Versturen
1
Deadline bepalen
Kijk naar sluitingstijd opdracht. Geef de kandidaat zo ruim mogelijk de tijd, maar richt op vroege ochtend (07:00-08:00) op de werkdag vóór de sluiting, zodat frontoffice nog kan aanbieden.
2
Template kiezen
Gebruik template 'Uitvraag toelichting op de eisen en wensen'. Vul deadline in, voeg het Word-formulier toe.
3
Verzenden
Verstuur aan de kandidaat vanuit de opportunity, zodat de mail aan de opportunity gekoppeld blijft.
4
Doorzetten
Zet de opportunity handmatig naar E&W verstuurd.
Terugontvangst
1
Monitor E&W verstuurd
Open opportunities op basis van sluitingstijd, begin bij de vroegste. Controleer of de kandidaat heeft gereageerd; nu nog geen automatische indicatie.
2
Mail koppelen
Meestal reply op thread. Soms losse mail; zoek op kandidaatnaam of opdrachttitel en hang handmatig aan de opportunity.
3
Geen tussenstatus
Er is in het CRM geen status E&W ontvangen. Werk vanuit de mailbox: mail openen, koppelen aan kandidaat/opdracht en bestand downloaden.
4
Formulier verwerken
Download het ingevulde formulier. Controleer of alle vragen beantwoord zijn; ontbrekende antwoorden direct bij de kandidaat uitvragen. Bij afwijkende opmaak (Pages-export, PDF, AI-samenvatting) omzetten naar standaard Word-template.
5
Opschonen
Verwijder dubbele vragen (bijv. 'sinds wanneer zelfstandig ondernemer' komt zowel in onze eigen vragen als in Flextender terug), list-artefacten (tildes, streepjes, nummering, N234-codes), en corrigeer kleine spelling- en opmaakfouten (bijv. 'Utrecht' met hoofdletter).
6
Antwoorden accentueren
Maak kandidaatantwoorden dik gedrukt zodat ze opvallen tegenover de vraag + toelichting. Geeft de opdrachtgever rust bij het lezen.
7
AVG-check CV
Sommige platforms (JAT, deels STRIIVE) accepteren geen foto, telefoonnummer, adres of geboortedatum in CV. Alleen naam en woonplaats behouden; rest verwijderen. Flextender accepteert volledig CV; eerst portaaltekst nalezen.
8
PDF samenvoegen
Volgorde: eisen- en wensenformulier → motivatiebrief → CV. Samen één PDF. Bestandsnaam: 'IJsenwensen motivatiebrief CV - [voornaam] [achternaam]'.
9
Aanbieden
Ga naar Kandidaten aanbieden voor de indieningsstappen in het opdrachtgeverportaal.
Interpretatie antwoorden
Wensen zoals "minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met [domein]" worden door kandidaten niet altijd met expliciete jaartallen beantwoord. Aanpak: check het CV op functieduur en domein, onderbouw de 'voldoet' inschatting met concrete jaartallen, en markeer als 'ja' wanneer aannemelijk. Wensen zijn geen knock-out; bij twijfel áánbieden i.p.v. afwijzen — de opdrachtgever beslist.
Veelvoorkomende Flextender-artefacten
| Artefact | Voorbeeld | Actie |
|---|---|---|
| Dubbele vraag | 'Sinds wanneer zelfstandig ondernemer' zowel in onze uitvraag als in Flextender | Vraag uit onze template verwijderen |
| List-markers | Tildes (~), streepjes (—), bullets ingekopieerd als tekst | Handmatig verwijderen |
| AI-nummering | 'N234' of ingebedde nummers voor de regels | Voor uitsturen E&W-formulier strippen; verbeterpunt in template |
| CV-limiet | Flextender neemt alleen eerste 5 pagina's mee | Kandidaat vragen cv in te korten naar maximaal 5 pagina's |
Reminders en no-show
Geen reactie vóór de gevraagde tijd: stuur een korte reminder met de uiterlijke interne deadline en de consequentie ('anders kunnen we helaas niet aanbieden'). In de praktijk blijft reactie vaak uit; markeer de opportunity niet definitief als verloren tot de opdrachtsluiting.
Afwijkende formaten
| Situatie | Actie |
|---|---|
| PDF in plaats van Word | Zelf converteren naar DocX, content overzetten |
| Eigen template/AI-samenvatting | Content knippen naar standaard Word-formulier |
| CV met telefoonnummer, foto, geboortedatum | AVG-conform herschrijven: alleen naam en woonplaats |
| Kandidaat vraagt waarom uitvraag | Korte uitleg: aanvulling op motivatiebrief met gestructureerde velden |