Gesprekken
Opmerking toevoegen
Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.
Doel
Van een binnengekomen gespreksuitnodiging tot en met de follow-up na het gesprek: kandidaatbeschikbaarheid bevestigen, opdrachtgever terugkoppelen, kandidaat voorbereiden, succesbericht sturen en feedback ophalen.
Flow
flowchart TD
A[Uitnodiging binnen] --> B[Kandidaat bellen]
B -- niet bereikbaar --> N[Mail + WhatsApp sturen]
N --> B
B -- beschikbaar --> S[Opportunity naar Op gesprek]
S --> C[Beschikbaarheid bevestigen aan opdrachtgever]
C --> C1{Praktische info compleet?}
C1 -- nee --> C2[Ontbrekende info opvragen]
C2 --> C3[Definitieve bevestiging ontvangen]
C1 -- ja --> C3
C3 --> D[Twee mails + WhatsApp naar kandidaat]
D --> F[CRM-agenda + gesprekken-sheet]
F --> E[Briefing + voorbereiding]
E --> G[Dag van gesprek: succesbericht]
G --> H{Kandidaat koppelt zelf terug?}
H -- ja --> I[Terugkoppeling vastleggen]
H -- nee --> J[Later die dag navragen]
J --> I
B -- niet beschikbaar --> X[Alternatieve momenten ophalen]
X --> Y[Terug naar opdrachtgever met voorstel]
Y -. nieuwe uitnodiging na voorstel .-> AAls de opdrachtgever met een nieuw datum-/tijdvoorstel terugkomt, begint de cyclus opnieuw bij Uitnodiging binnen. Dit kan zich enkele keren herhalen totdat een passend moment is gevonden of duidelijk wordt dat het gesprek niet doorgaat.
Uitnodiging binnen
1
Uitnodiging lezen
Noteer datum, tijdstip, locatie en gesprekspartners. Check speciale instructies (bijv. aanmeldpunt).
2
Platformcontext bepalen
Flextender geeft vaak meerdere datum/tijd-opties en bevestigt later definitief. Magnet stuurt vaak één voorgesteld moment met verzoek om alternatieven als het niet past.
3
Kandidaat bellen
Bellen heeft voorrang. Controleer beschikbaarheid op de voorgestelde momenten. Leg uit wat de rol is en met wie het gesprek is.
4
Niet beschikbaar
Vraag direct welke data en tijden de kandidaat deze en volgende week wél kan. Zo hoeft frontoffice niet meerdere keren heen en weer met de opdrachtgever.
5
Niet bereikbaar
Stuur een korte mail en WhatsApp met verzoek om beschikbaarheid te bevestigen. Documenteer de contactpoging op de opportunity.
Bevestigen naar opdrachtgever
1
Opportunity bijwerken
Zodra de kandidaat bevestigt dat hij of zij op gesprek wil, zet je de opportunity naar Op gesprek.
2
Beschikbaarheid bevestigen
Bevestig aan opdrachtgever of DAS dat de kandidaat beschikbaar is op het voorgestelde moment of de gekozen opties.
3
Praktische info controleren
Check of datum, tijd, locatie, gesprekspartners en eventuele instructies compleet zijn. Ontbreekt informatie, vraag die eerst op.
4
Definitieve bevestiging afwachten
Stuur de kandidaat pas de volledige uitnodiging wanneer de opdrachtgever of het DAS-systeem de definitieve gegevens heeft bevestigd.
Voorbeeld bevestigingsmail: “Dank voor de uitnodiging voor [naam kandidaat] voor de rol [rol] bij [opdrachtgever]. Zojuist gesproken: zij/hij is beschikbaar op [datum] van [tijd] op de genoemde locatie. Mocht er nog aanvullende informatie zijn, dan horen we het graag.”
Kandidaat voorbereiden
1
Praktische uitnodiging
Stuur de eerste mail met datum, tijd, locatie, gesprekspartners en praktische informatie. Stuur de kerninformatie ook via WhatsApp.
2
Voorbereidingsmail
Stuur een tweede, losse mail met voorbereidende tips: gesprekshandleiding, aandachtspunten, vragen om te stellen en presentatieadvies.
3
Agenda en sheet
Zet de afspraak direct in de CRM-agenda en in de Google gesprekken-sheet. Doe dit in dezelfde werkslag als mail en WhatsApp.
4
Specifieke eisen doornemen
Wijs op de eisen uit de opdracht en hoe deze concreet te adresseren in het gesprek. Als er een aparte briefing komt, leg ook het voorbereidingsmoment vast.
Dag van gesprek en opvolging
1
Ochtend
Stuur een persoonlijk WhatsApp-succesbericht aan het begin van de werkdag. Dit is geen zakelijke reminder, maar een korte confidence boost met verzoek om na afloop terug te koppelen.
2
Na afloop
Als de kandidaat zelf terugkoppelt: vastleggen. Geen bericht ontvangen? Later die dag kort navragen hoe het gesprek ging en wanneer uitslag wordt verwacht.
3
Vastleggen
Leg terugkoppeling vast als notitie op de opportunity.
Templates en kanalen
Templates worden hieronder per doel benoemd. De CRM-template-ID verwijst naar de huidige CRM-templateset; de doel-naamgeving blijft kloppen ook als het onderliggende CRM-systeem verandert.
| Doel | Kanaal | Moment | CRM-template-ID |
|---|---|---|---|
| Bevestiging beschikbaarheid opdrachtgever | Na telefoon kandidaat | — | |
| Uitnodiging praktische info (kandidaat) | Na definitieve bevestiging opdrachtgever/DAS | 08 | |
| WhatsApp-uitnodiging (kandidaat) | Direct na uitnodigingsmail; zelfde brontekst als template 08 | 08 | |
| Voorbereidingsmail gesprek | Vooraf, separate mail | 08a | |
| Succesbericht gesprek | Ochtend gesprek | — | |
| Terugkoppeling vragen | Na gesprek | — |
Aankomende wijziging voorbereidingsmail
Gerben en Jeroen werken aan een nieuwe voorbereidingsmail die de huidige 08a vervangt of aanvult. Deze pagina wordt bijgewerkt zodra het nieuwe template beschikbaar is in de CRM-templateset.