Beheer

Opmerking toevoegen

Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.

Overzicht

De Beheerfase is het scharnierpunt in de backoffice-keten: het moment waarop alle contracten getekend en opgeslagen zijn en de opdracht klaarstaat om te starten. Vanaf dit punt verschuift het werk van opbouwen (dossier, contract) naar begeleiden (de actieve opdracht monitoren tot aan offboarding).

Beheer omvat vier operationele werkstromen die in elkaar grijpen zolang de opdracht actief is. Contracten is de eenmalige entree; Uren → Facturatie → Uitbetalingen vormen samen de periodieke beheercyclus die zich herhaalt totdat de opdracht afloopt of voortijdig wordt beëindigd. De cadence verschilt per contract: de meeste lopen maandelijks, sommige tweewekelijks.

Beheer-fase: vier werkstromen

Klik een fase voor de operationele detailweergave

Periodieke herhaling — na Uitbetalingen start de cyclus opnieuw bij Uren.

Stap 1 / 4

Contracten

Eenmalig

Generatie en ondertekening van het kandidaatcontract per contractvorm (ZZP, Detachering, Doorleen). Vormt de entree van de Beheerfase en blijft op de achtergrond actief tijdens contractmonitoring, verlenging en contracteinde-bewaking.

ZZP: handmatig CRM-template, Signhost-ondertekening, Onfido-ID-verificatie voor de kandidaat
Detachering: pro-forma via Mid-Office en Bliq, expliciete pro-forma-controle voor onboarding afrondt
Bram tekent namens DPP; kandidaat tekent als tweede ondertekenaar met ID-verificatie

Volledige procesbeschrijving voor contracten

Ga naar Contracten

Navigeer met de pijltjestoetsen. Klik een fase voor de detailweergave.

Positie in de keten

flowchart LR
  Z[Gunning] --> A[Dossier opbouw]
  subgraph BH[Beheer]
    direction LR
    B[Contracten] --> U[Uren]
    U --> F[Facturatie]
    F --> P[Uitbetalingen]
    P -.->|periodiek| U
  end
  A --> BH
  BH --> G[Offboarding]
  classDef act stroke:#059669,stroke-width:3px
  classDef ph fill:none,stroke:#94a3b8,stroke-dasharray:5 5,color:#475569
  class BH ph
  class B,U,F,P act

De gestippelde rechthoek geeft visueel aan dat Contracten, Uren, Facturatie en Uitbetalingen samen de Beheerfase vormen. Contracten is de eenmalige entree; de gestippelde retourpijl tussen Uitbetalingen en Uren toont dat dit deel zich periodiek herhaalt zolang de opdracht actief is (cadance per contract: meestal maandelijks, soms tweewekelijks).

Wanneer begint Beheer

De Beheerfase start zodra alle benodigde handtekeningen rond zijn en het getekende contract is opgeslagen in het dossier. De feitelijke transitie verloopt in drie korte stappen:

Status naar Beheerfase

Verzet de opdrachtstatus naar Beheerfase. Voortijdig zetten verstoort de wachtrij voor andere fasen; pas zetten als de signhost/MidOffice-bevestiging binnen is dat alle partijen hebben getekend.

Intern bericht naar team

Plaats een kort intern bericht in de groepschat of op de opportunity (CRM-notitie) in de trant van 'contract met [naam] rond' inclusief startdatum en opdrachtgever. Dit voorkomt dat collegas de opdracht onbedoeld nog als open dossier behandelen en signaleert aan frontoffice dat de kandidaat klaarstaat voor de eerste werkdag.

Operationele acties klaarzetten

Plan de vaste contactmomenten in (eerste werkdag, twee weken na start, contracteinde-check). Tot TESS dit automatisch doet, gebeurt dit handmatig op de opportunity of in de agenda.

Communicatieve mijlpalen

Naast de administratieve overdracht horen vaste contactmomenten met de kandidaat bij de Beheerfase. Deze houden de relatie warm, vangen vroege signalen op en geven gelegenheid om kwaliteit te borgen.

Moment	Kanaal	Doel
Dag voor de start	WhatsApp of mail	Korte herinnering en succes wensen voor de eerste werkdag
Eerste werkdag	WhatsApp	Persoonlijk succesbericht; vraag hoe de start verloopt
Twee weken na start	Bellen	Inhoudelijke check: hoe loopt het, klikt het met de organisatie, sluit het werk aan bij verwachtingen
Twee weken na start	Aansluitend	Korte uitvraag voor een review of aanbeveling als het goed verloopt

Scheidslijn FO/BO (te formaliseren) — Het eerste-werkdag-succesbericht en de twee-wekencheck horen in principe bij frontoffice (relatiebeheer). In de huidige praktijk worden ze door Gerben uitgevoerd vanuit de ochtendstart. De scheidslijn is nu nog vaag; expliciete afspraak volgt in een vervolgsessie.

Eerste werkdag - WhatsApp

Stuur aan het begin van de werkdag een persoonlijk WhatsApp-bericht. Geen formele template, wel concreet: succes met de start, bereikbaar als er iets is, en kort de opdrachtnaam zodat de boodschap herkenbaar blijft.

Twee weken na start - bellen

Plan een belmoment in (telefonisch, niet per bericht). Vraag inhoudelijk hoe het loopt: werkinhoud, samenwerking, organisatiecultuur, eventuele knelpunten.

Review-uitvraag

Verloopt het positief? Vraag in hetzelfde gesprek of de kandidaat een korte review of aanbeveling wil delen. Leg het antwoord vast in het CRM en koppel het door naar de marketing- of websiteflow.

Vastleggen

Leg elk contactmoment vast als notitie op de opportunity of het dossier, zodat collegas de stand van zaken zien zonder opnieuw te bellen.

Toon van het contact — Houd deze momenten persoonlijk en kort. Geen geautomatiseerde mass-mails. De kandidaat is al via formele kanalen geinformeerd; deze berichten dienen om de relatie levend te houden en signalen op tijd te horen.

Contracteinde-bewaking

De Beheerfase eindigt feitelijk pas wanneer de opdracht doorloopt of formeel wordt afgesloten. Zorg ervoor dat het contracteinde tijdig in beeld komt, zodat verlenging of offboarding zonder druk kan worden geregeld.

Moment voor einde	Actie
1 tot 1,5 maand voor einde	Inplannen contracteinde-check: wil de opdrachtgever verlengen, wil de kandidaat doorgaan, welke randvoorwaarden gelden
2 weken voor einde	Definitief besluit verlengen of afsluiten; bij verlenging contractwijziging in gang zetten, bij afsluiting offboarding triggeren

Onnodig contact met het DAS-systeem vermijden — Bij verlengingen hoort de kandidaat doorgaans als eerste van de opdrachtgever dat verlenging eraan komt; de formele bevestiging volgt later via het DAS-systeem. Bel het DAS-systeem niet pre-emptief op informele tips: dat creeert dubbel werk. Wacht op de formele bevestigingsroute tenzij er een concrete reden is om eerder af te stemmen.

Te ontwikkelen automatisering

Te ontwikkelen

De volgende automatiseringen zijn benoemd als verbeterpunten en horen thuis in de toekomstige TESS-werkwijze. Tot die tijd worden de stappen handmatig uitgevoerd op basis van bovenstaande tabellen.

Bij gunning automatisch een taakpakket aanmaken op de opdracht met agendapunten voor: eerste werkdag (succesbericht), 2 weken na start (belmoment plus review-uitvraag), 1 tot 1,5 maand voor contracteinde (contracteinde-check) en 2 weken voor einde (definitief besluit).

Hierdoor kan een backoffice-medewerker de opdracht openen en direct zien welke contactmomenten openstaan, zonder dat dit elke keer handmatig in de agenda hoeft.

Samenwerking met frontoffice

Onderwerp	Backoffice	Frontoffice
Status Beheerfase zetten	Voert uit	Leest mee
Intern bericht "contract rond"	Plaatst	Pakt op als signaal kandidaat klaarstaat
Eerste werkdag-succesbericht	Nu in praktijk door BO (Gerben)	In principe FO (relatiebeheer) - scheidslijn te formaliseren
Twee-wekencheck	Nu in praktijk door BO	In principe FO - scheidslijn te formaliseren
Bijzonderheden uit twee-wekencheck	Volgt op administratief	Pakt op richting opdrachtgever
Verlengingssignalen	Pikt formele DAS-bevestiging op	Hoort vaak eerste signaal via kandidaat of opdrachtgever