Introductie

Opmerking toevoegen

Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.

Rol en verantwoordelijkheid

Het frontoffice is het eerste aanspreekpunt voor kandidaten bij de Publieke Partner. Frontoffice zorgt voor persoonlijk contact, begeleiding en ondersteuning gedurende het hele traject. Waar backoffice de operationele verwerking doet, biedt frontoffice de menselijke kant: vragen beantwoorden, verwachtingen managen en kandidaten voorbereiden.

Domein	Taken
Kandidaatcontact	Telefonisch en digitaal eerste aanspreekpunt
Onboarding	Kennismakingsgesprekken plannen en begeleiden
Informatievoorziening	Vragen over proces, status en documenten beantwoorden
Gesprekspreparatie	Kandidaten inhoudelijk voorbereiden op klantgesprekken
Signalering	Problemen, klachten of bijzonderheden doorgeven aan backoffice

Systeemtoegang

Frontoffice heeft beperkte maar gerichte toegang: kandidatenlijst bekijken, profielen inzien, notities en chat toevoegen, en procedures meelezen (read-only). Frontoffice kan geen statussen wijzigen, CV's genereren of documenten goedkeuren. Dit houdt verantwoordelijkheden gescheiden. Zie Rollen & toegang voor het complete rechtenmodel.

Dagelijks ritme

Meldingen -- Controleer ongelezen berichten en chatnotificaties.

Kandidaatoverzicht -- Check of er nieuwe kandidaten zijn die onboarding nodig hebben.

Procedures meelezen -- Bekijk actuele statussen om vragen te kunnen beantwoorden.

Onboarding van kandidaten

De kandidaat doorloopt drie stappen voordat reacties op opdrachten mogelijk zijn. Frontoffice begeleidt met name de eerste stap.

Kennismakingsgesprek

Het kennismakingsgesprek is het fundament. Hier wordt de kandidaat persoonlijk gesproken en worden verwachtingen afgestemd.

Voorbereiding

Bekijk het kandidaatprofiel, noteer beschikbaarheid, contractvoorkeur en tarief. Lees eventuele eerdere reacties of notities.

Gesprek

Leg de werking van het platform en het proces uit. Stem verwachtingen af over doorlooptijden en rolverdeling BO/FO. Leg beschikbaarheid en voorkeuren vast. Beantwoord vragen direct of noteer voor follow-up.

Opvolging

Leg notities vast, markeer de kennismaking als voltooid. Attendeer de kandidaat op vervolgstappen: Master CV invullen en beschikbaarheid doorgeven.

Master CV en beschikbaarheid

Frontoffice ondersteunt de kandidaat bij het invullen van het profiel. Leg uit welke informatie nodig is en waarom. Geef tips voor effectieve werkervaring-beschrijvingen. Controleer of het profiel volledig is ingevuld en signaleer aan backoffice als een profiel langdurig onvolledig blijft.

Kandidaatondersteuning

Vraag	Antwoord	Escalatie?
"Wat is de status van mijn reactie?"	Check in Procedures, geef actuele status	Nee
"Wanneer hoor ik iets?"	Gemiddeld 5 werkdagen, afhankelijk van klant	Nee
"Ik snap de eisen niet"	Leg de opdrachtbeschrijving uit in eigen woorden	Nee
"Welke documenten moet ik aanleveren?"	Verwijs naar compliance-checklist na gunning	Nee
"Mijn document is afgekeurd, waarom?"	Lees de afkeerreden, leg uit	Bij onduidelijkheid: BO
"Kan ik mijn reactie aanpassen?"	Alleen bij status "Aanpassing vereist"	Nee
"Ik wil mijn reactie intrekken"	Kan bij status "Ingediend", via Mijn Opdrachten	Nee
"Ik heb een technisch probleem"	Probeer standaardoplossingen, anders escaleer	support@depubliekepartner.nl

Escalatie

Inhoudelijke vragen over CV-beoordeling of afwijzingsreden, klachten over doorlooptijd, verzoeken om statuswijziging, onduidelijkheid over compliance-afkeuring.

Communicatie

Kanaal	Gebruik	Verantwoordelijkheid
Telefoon	Persoonlijk contact, urgente vragen	Frontoffice
Chat	Snelle vragen, statusupdates	Frontoffice
E-mail (formeel)	Officieel berichten, bevestigingen	Backoffice
Notities	Interne registratie contactmomenten	Frontoffice

Elk contactmoment registreren met datum, kanaal en samenvatting. Professioneel en helder communiceren, geen jargon richting kandidaat. Proactief informeren bij langere doorlooptijden. Geen beloftes over uitkomsten, alleen procesinformatie.

Gesprekspreparatie

Wanneer een kandidaat is uitgenodigd voor een klantgesprek:

Informeer

Bel de kandidaat altijd eerst om beschikbaarheid te bevestigen. Neemt de kandidaat niet op, stuur dan een WhatsApp-bericht en leg dit vast. De formele bevestiging volgt per e-mail met adresgegevens, datum, tijd en gesprekspartners.

Briefing

Stuur een aparte mail met voorbereidingstips, het ingevulde eisen- en wensenformulier, de link naar de opdracht en relevante context over de opdrachtgever.

Focus

Wijs op specifieke eisen uit de opdracht en hoe deze te adresseren. Bevestig beschikbaarheid.

Vastleggen

Leg de voorbereiding vast als notitie.

Samenwerking met backoffice

Situatie	Frontoffice	Backoffice
Kandidaat belt met statusvraag	Beantwoordt op basis van Procedures	--
Kandidaat heeft inhoudelijke klacht	Noteert, escaleert	Beoordeelt en handelt af
Nieuwe reactie binnengekomen	--	Beoordeelt en verwerkt
Gesprek gepland	Informeert en bereidt kandidaat voor	Plant in, registreert uitkomst
Document afgekeurd	Legt uit aan kandidaat	Beoordeelt nieuw document
Kandidaat wil profiel aanpassen	Helpt met invullen	--
Verlengingsvraag	Noteert, geeft door	Verwerkt

Communicatieafspraken: FO escaleert via notitie op de betreffende kandidaat of aanbieding (chat voor urgent). BO informeert FO over afwijzingen of bijzonderheden. Bij complexe casussen: kort gezamenlijk afstemmen voor eenduidig antwoord richting kandidaat.

Checklist nieuwe medewerker

Toegang tot TESS met frontoffice-rol
Kandidatenlijst en profielen kunnen openen
Notities en chat kunnen gebruiken
Procedures-scherm kennen (read-only) en subtabs begrijpen
Onboardingproces van kandidaten kennen
Verschil in verantwoordelijkheden BO/FO kennen
Escalatieprotocol en kanalen kennen
Contactgegevens voor support en contractzaken kennen