Reacties afhandelen
Opmerking toevoegen
Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.
Doel
Inkomende reacties koppelen aan de juiste opportunity en daarna de juiste status, template of vervolgactie uitvoeren. Het eerste onderscheid is niet het kanaal, maar de bron: kandidaat of DAS-systeem/opdrachtgever. Een telefoontje van een kandidaat vraagt iets anders dan een telefoontje van Flextender, Yacht of een opdrachtgever.
Flow
flowchart TD
A[Reactie of signaal binnen] --> B{Bron?}
B -- Kandidaat --> K{Type kandidaatreactie?}
B -- DAS/opdrachtgever --> Q{Type DAS-signaal?}
K -- Te late E&W-retour --> L[Template 'Reactie te laat ontvangen']
L --> L1[Status/reden: niet aangeboden wegens te laat]
K -- Losse vraag of reply --> C[Kandidaat en opdracht opzoeken]
Q -- Voortgang/bevestiging --> C
C --> M[Mail koppelen aan opportunity]
M --> E[Opportunity bijwerken of notitie plaatsen]
Q -- Afwijzing voor interview --> F[Template 'Afgewezen interview']
F --> G[Opportunity naar Niet op gesprek]
Q -- Afwijzing opdracht --> O[Template 'Afgewezen opdracht']
O --> P[Status naar Afgewezen voor opdracht]
Q -- Uitnodiging gesprek --> H[Zie Gesprekken]
Q -- Vraag over aanmelding of contract --> V[Beantwoorden of naar backoffice routeren]Altijd terugkoppelen — Naast de specifieke vervolgactie hoort op iedere reactie of signaal een passende terugkoppeling aan de persoon die dat nodig heeft: kandidaat, DAS-systeem of opdrachtgever. Het kanaal hangt af van de situatie.
| Situatie | Voorkeurskanaal |
|---|---|
| Afwijzing ná sollicitatiegesprek | Bellen (zorgvuldig, persoonlijk) |
| Afwijzing zonder gesprek (na aanmelding) | Mail volstaat |
| Kandidaat niet bereikbaar | Mail én WhatsApp; daarna opnieuw bellen |
| Voortgangsbevestiging DAS | Koppelen aan opportunity, geen extra terugkoppeling |
| Vraag van kandidaat over aanmelding | Antwoorden vanuit opportunity |
| Contractzaak vanuit DAS/opdrachtgever | Routeer naar backoffice; bevestig kort dat het is opgepakt |
Mailtypen
| Type | Herkenbaar aan | Actie |
|---|---|---|
| Voortgangsbevestiging | DAS-systeem bevestigt ontvangst aanbieding | Koppelen aan opportunity, mail sluiten |
| Afwijzing voor interview | DAS/opdrachtgever meldt dat kandidaat niet in eerste selectieronde zit | Template 'Afgewezen interview' sturen, opportunity naar Niet op gesprek |
| Afwijzing opdracht | DAS/opdrachtgever meldt definitieve afwijzing voor deze opdracht | Template 'Afgewezen opdracht' sturen, opportunity naar Afgewezen voor opdracht |
| Uitnodiging gesprek | DAS/opdrachtgever stuurt datum, tijd, locatie of gesprekspartners | Zie Gesprekken |
| Vraag over aanmelding | DAS/opdrachtgever vraagt bijv. of kandidaat echt zzp'er is | Antwoorden vanuit opportunity; bij contractzaak naar backoffice routeren |
| Reactie te laat ontvangen | Kandidaat stuurt E&W-retour nadat DAS-deadline is verstreken | Template 'Reactie te laat ontvangen' sturen; niet aanbieden; vindbaar houden met reden |
| Losse kandidaatmail | Kandidaat reply buiten thread om | Opzoeken op naam + opdrachttitel, handmatig koppelen |
| Telefonisch contact | Kandidaat of DAS belt | Eerst bron bepalen; daarna kandidaat- of DAS-flow volgen |
Telefonische signalen
1
Bron bepalen
Vraag eerst of je met kandidaat, DAS-systeem, opdrachtgever of broker spreekt. Dit bepaalt de flow.
2
Kandidaat
Vraag naam, opdracht en vraag. Gaat het om een open opdracht? Koppel aan bestaande opportunity of verwijs naar actuele opdrachten.
3
DAS/opdrachtgever
Bepaal of het gaat om gesprek inplannen, uitkomst na gesprek, vraag over aanmelding of lopende contractzaak. Contractzaken routeer je naar backoffice.
4
Vastleggen
Noteer bron, vraag, gemaakte afspraak en vervolgactie op de opportunity.
Koppelen
1
Kandidaat identificeren
Naam uit de mail halen. Bij algemene platformmails staat kandidaat in de body; bij kandidaatmails in de afzender.
2
Opdracht zoeken
Zoek in opportunities op kandidaatnaam + opdrachttitel. Een kandidaat kan meerdere lopende opportunities hebben; koppel aan de juiste.
3
Mail hangen
Koppel de mail aan de betreffende opportunity. Mail verdwijnt uit algemene inbox, blijft zichtbaar op de opportunity.
Afwijzing voor interview
1
Template sturen
Gebruik 'Afgewezen interview'. Standaardboodschap: niet in eerste selectie voor gesprek, kans klein maar niet nul dat de opdrachtgever later terugkomt.
2
Status wijzigen
Opportunity naar Niet op gesprek.
3
Mail archiveren
Originele platformmail hangen aan de opportunity en sluiten.
Afwijzing opdracht
1
Definitief onderscheiden
Afwijzing opdracht betekent dat de kandidaat niet meer meedoet voor deze opdracht. Dit is anders dan 'niet op gesprek', waar de klant later nog kan terugkomen.
2
Template sturen
Gebruik het definitieve afwijzingstemplate. Houd de toon kort en zorgvuldig.
3
Status wijzigen
Zet de opportunity op Afgewezen voor opdracht. Sluit niet hard af: de opportunity moet vindbaar blijven voor vervolgvragen van de kandidaat.
4
Nieuwe kansen waar mogelijk
Wanneer TESS of het CRM passende open opdrachten toont, kan de afwijzing worden afgesloten met relevante alternatieven. Alleen doen binnen AVG-toestemming en met opt-out.
Reactie te laat ontvangen
1
Cutoff checken
DAS-portalen accepteren na sluiting geen indiening meer. Check of de sluitingsdatum al verstreken is voordat je nog verwerkt.
2
Template sturen
Gebruik 'Reactie te laat ontvangen'. Leg uit dat de DAS-deadline is verstreken en dat aanleveren niet meer mogelijk is.
3
Niet aanbieden
Bied de kandidaat niet meer aan op deze opdracht. Aanbevolen huidige werkwijze: zet de opportunity op Afgewezen voor opdracht of de beschikbare eindstatus voor niet-deelname, met reden 'Reactie te laat ontvangen'.
Alle uitgaande communicatie verloopt bij voorkeur vanuit de opportunity. Zo blijft de thread intact en worden replies automatisch gekoppeld.