Dossier opbouw

Overzicht

Na gunning van een opdracht start de dossieropbouw. Het dossier bevat alle documenten die nodig zijn voordat een kandidaat operationeel kan starten. Backoffice beoordeelt elk document en is eigenaar van de opvolging. Aanlevering loopt via meerdere routes: kandidatenportaal, ondertekenflow, e-mail en brokerportalen. Een compleet en goedgekeurd dossier is de voorwaarde voor contractgeneratie.

Positie in de keten

flowchart LR
  Z[Gunning] --> A[Dossier opbouw]
  subgraph BH[Beheer]
    direction LR
    B[Contracten] --> U[Uren]
    U --> F[Facturatie]
    F --> P[Uitbetalingen]
    P -.->|periodiek| U
  end
  A --> BH
  BH --> G[Offboarding]
  classDef ph fill:none,stroke:#94a3b8,stroke-dasharray:5 5,color:#475569
  classDef act stroke:#059669,stroke-width:3px
  class BH ph
  class A act

Informatievereisten per contractvorm

De informatie die het dossier moet bevatten wordt bepaald door de contractvorm. We hanteren bewust de term informatie en niet documenten: een deel komt als upload binnen (KvK, polisblad), een deel als verificatie (Signhost-uitslag bij ID-check) en een deel als ondertekend formulier of portaalbevestiging. We volgen minimaal de NEN-4400-1 als ondergrens en maken onderscheid tussen informatie van de kandidaat en informatie van opdrachtgever of leverancier.

Naast de standaardset kan een opdrachtgever aanvullende documenten eisen: geheimhoudingsverklaring (NDA), screening, specifieke certificeringen (PRINCE2, CISSP) of referenties. Deze worden per dossier handmatig toegevoegd door backoffice.

Kickback-fee constructie

Een kickback-fee is een vergoeding die DPP ontvangt van het DAS-systeem of een tussenpartij voor een aangeleverde kandidaat, zonder dat DPP zelf het primaire contract met die kandidaat voert. Twee varianten komen voor:

Aanleverroute

Onderstaande routes zijn voorbeelden van de kanalen waarlangs informatie in het dossier terechtkomt. De lijst is niet limitatief: per opdracht of opdrachtgever kan een andere route gelden (een SUGB die alleen via een afzonderlijk portaal komt, een loonstrook die per beveiligde mail wordt aangeleverd, een leveranciersdocument dat via een extranet wordt opgevraagd). Gebruik de tabel om de meest voorkomende patronen te herkennen en het juiste aandachtspunt toe te passen.

Dossierworkflow

flowchart TD
  A[Opdracht gegund] --> B[Dossier aangemaakt]
  B --> C[Backoffice zet uitvraag uit]
  C --> D[Documenten komen binnen via portaal, flow of mail]
  D --> E{Backoffice beoordeelt}
  E -->|Goedgekeurd| F[Document akkoord]
  E -->|Afgekeurd| G[Backoffice vraagt herstel uit]
  G --> D
  F --> H{Alle documenten compleet?}
  H -->|Ja| I[Dossier compleet]
  H -->|Nee| C
  I --> J[Contractgeneratie kan starten]

Beoordeling door backoffice

Specifieke aandachtspunten

• ID-verificatie via Signhost loopt mee tijdens de contractondertekening. Backoffice ontvangt zowel goedgekeurde verificaties als foutmeldingen (bijvoorbeeld een onscherpe foto die de kandidaat blokkeert). Volg actief op zodat de kandidaat de verificatie alsnog kan voltooien.
• VOG is niet standaard. Alleen aanvragen wanneer de opdrachtgever dit expliciet vereist; in dat geval volstaat de aanvraagbevestiging vaak voor de start en komt de definitieve VOG later binnen.
• Overige documenten komen vaak per mail of via brokerportalen binnen en staan dus niet altijd in dezelfde dossierstroom als kandidaatuploads.
• De volledige NEN-4400-1 checklist wordt apart beheerd (eigenaar: Bram). Deze pagina geeft het minimum per contractvorm; de checklist geeft het complete beeld inclusief uitzonderingen die de NEN-inspectie kan opvragen. Na elke NEN-inspectie volgt feedback over aanvullende documenten; deze pagina wordt na de inspectie geactualiseerd.

Afkeurredenen

Geef altijd een concrete reden. De kandidaat moet precies weten wat er mis is en wat er verwacht wordt. De voorbeelden in de 'Wel doen'-kolom zijn illustraties van een goede formulering; pas ze inhoudelijk aan op de daadwerkelijke afwijking en op de toon die past bij de kandidaat.

Dossierstatus

Het dossier als geheel is compleet wanneer alle verplichte documenten voor de contractvorm zijn goedgekeurd, alle opdracht-specifieke documenten aanwezig en goedgekeurd zijn, en alle formulieren zijn ondertekend. Pas dan kan de contractfase starten.

Dagelijkse routine

Veelvoorkomende fouten

Escalatie

Escaleer altijd bij: vermoeden van vervalsing, herhaalde betwisting van afkeuring, afwijkende opdrachtgever-eisen, of juridische onduidelijkheid (bijv. geldigheid buitenlands document).

Checklist nieuwe medewerker

• Navigatie naar de compliance wachtrij
• Documenten bekijken, goedkeuren en afkeuren
• Verschil in vereisten ZZP vs Detachering
• Afkeerreden formuleren (concreet, bruikbaar)
• Dossierstatus controleren per kandidaat
• Escalatieproces en kanalen
• ZIP-download van een compleet dossier