Processen
Opmerking toevoegen
Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.
Overzicht
De frontoffice bedient vijf samenhangende processen van inkomende reactie tot gesprek. Elke procespagina beschrijft de operationele werkwijze en de technische logica die erachter draait.
Keten
flowchart TD A[Reactie binnen] --> B[Opportunity beoordelen] B --> C[Eisen & wensen] C --> D[Kandidaten aanbieden] D --> E[Reacties afhandelen] E --> F[Gesprekken]
Processen
Opportunity beoordelen
Tarief, eisen, wensen en CV toetsen. Voldoet-niet template en akkoord-flow naar E&W gemaakt.
Eisen en wensen
Formulier samenstellen vanuit de opdrachtgeverpagina, versturen naar kandidaat, terugontvangst verwerken.
Kandidaten aanbieden
Offerte indienen in het DAS-portaal, bijlagen uploaden, tarief bevestigen, kandidaat informeren.
Reacties afhandelen
Inkomende e-mails van Flextender, STRIIVE en andere platforms aan de juiste opportunity koppelen.
Gesprekken
Uitnodiging verwerken, kandidaat bellen, opdrachtgever bevestigen, voorbereiden en opvolgen.
Fasen in Procedures
De opportunity verplaatst zich per actie tussen bakjes. De volgorde is strikt: geen bakje overslaan.
| Van | Naar | Trigger |
|---|---|---|
| Te beoordelen | E&W gemaakt | Akkoord op eisen en wensen |
| E&W gemaakt | E&W verstuurd | Formulier per mail naar kandidaat |
| E&W verstuurd | Aangeboden | Kandidaat stuurt formulier terug, mail wordt gekoppeld, formulier wordt verwerkt en kandidaat wordt ingediend |
| Aangeboden | Op gesprek | Uitnodiging opdrachtgever + bevestiging kandidaat |
| Aangeboden | Niet op gesprek | Afwijzing voor interview |
E&W ontvangen is geen huidige CRM-status. Het blijft een toekomstconcept voor TESS of automation: een zichtbaar signaal dat een retourformulier klaarstaat voor verwerking. Onafhankelijk van het onderliggende CRM (we migreren weg van Flowlu); de statusbenaming hier beschrijft de processfase, niet de CRM-implementatie.
Schaalrichting
Veelvoorkomende knelpunten
| Knelpunt | Impact | Status |
|---|---|---|
| Scraping levert wensen wel, eisen niet | Handmatige hercontrole nodig | Bug open, zie procespagina Opportunity beoordelen |
| Geen notificatie bij nieuwe activiteit op opportunity | E-mails handmatig nalopen | Verbeterpunt, indicatie/groene rand in onderzoek |
| Opdracht zonder expliciete sluitingstijd | Deadline onzeker | Interne default 09:00 ochtend gehanteerd |
| Kandidaat stuurt formulier in afwijkend formaat | Handmatig omzetten naar Word | Portaal/link-alternatief in verkenning |
| Losse mail i.p.v. reply op thread | Extra zoekwerk | Koppeling aan opportunity in verkenning |
| Dubbele/ruisvragen uit Flextender-template | Handmatig opschonen per formulier | Template-cleanup in onderzoek |
| CV langer dan 5 pagina's bij Flextender | Kandidaat moet zelf inkorten | Aftelcheck + kandidaatverzoek standaard |
| Wensen zonder jaartallen van kandidaten | Interpretatie vereist, mogelijk onterecht afwijzen | Begeleidende instructie bij E&W-formulier in onderzoek |
| Geen reminder bij uitblijven antwoord op E&W | Frontoffice moet handmatig nalopen | Automatische reminder in TESS-testomgeving in onderzoek |
| STRIIVE/Magnet sluiten vroegtijdig | Aanbieding niet meer mogelijk na afronden E&W | Link-hercontrole vóór uitsturen E&W-formulier |
| Te late kandidaatreactie | E&W-retour komt binnen nadat het DAS-portaal is gesloten | Template 'Reactie te laat ontvangen' gebruiken; niet aanbieden |
| Historische kandidaten proactief matchen | Kans op meer aanbiedingen, maar AVG-risico zonder expliciete toestemming | Privacybeleid en opt-out eerst verifiëren |