Backoffice

Opmerking toevoegen

Je kunt opmerkingen plaatsen via Opmerking toevoegen aan de rechterkant van de pagina.

Overzicht

Het backoffice is de operationele kern van de Publieke Partner. Hier wordt elke aanbieding verwerkt, elk dossier gecontroleerd en elke opdracht begeleid van eerste reactie tot uitbetaling. Deze sectie documenteert het volledige operationele proces.

Keten

De keten leest van links naar rechts. Het gestippelde Beheer-blok groepeert de vier operationele werkstromen die door elkaar lopen zodra een opdracht actief is: contracten, uren, facturatie en uitbetalingen. Uren → facturatie → uitbetalingen herhaalt zich periodiek (gestippelde retourpijl): de meeste contracten lopen op een maandelijkse cadance, sommige tweewekelijks. Klik op een fase voor de detailpagina.

flowchart LR
  Z[Gunning] --> A[Dossier opbouw]
  subgraph BH[Beheer]
    direction LR
    B[Contracten] --> U[Uren]
    U --> F[Facturatie]
    F --> P[Uitbetalingen]
    P -.->|periodiek| U
  end
  A --> BH
  BH --> G[Offboarding]
  classDef ph fill:none,stroke:#94a3b8,stroke-dasharray:5 5,color:#475569
  class BH ph

Inhoud

Gunning

Bevestiging met kandidaat, terugkoppeling naar het DAS-systeem en overdracht naar dossieropbouw.

Ga naar Gunning

Dossier opbouw

Informatievereisten per contractvorm, goedkeur/afkeur workflow, dossierstatus en escalatie.

Ga naar Dossier opbouw

Beheer

Overkoepelende operationele fase zodra een opdracht loopt. Bundelt Contracten, Uren, Facturatie en Uitbetalingen tot een periodieke cyclus (Uren → Facturatie → Uitbetalingen, cadence per contract), plus de communicatieve mijlpalen (eerste werkdag, twee-wekencheck) en de contracteinde-bewaking.

Ga naar Beheer

Contracten — contractvormen, generatie, ondertekening (ZZP via Signhost met Onfido-ID-verificatie; detachering via Mid-Office en Bliq).
Uren — periodieke urenregistratie (per contract-cadence) en goedkeuring door backoffice.
Facturatie — factuurverwerking op basis van goedgekeurde uren, automatisch en handmatig.
Uitbetalingen — sluitende stap van de periodieke cyclus: uitbetaling aan de kandidaat na ontvangst van de opdrachtgeverbetaling, per contractvorm.

Offboarding

Afronding van een opdracht: laatste uren, overdracht, dossiercontrole en afsluiting.

Ga naar Offboarding

Dagelijks ritme

Een gestructureerde dagstart voorkomt dat taken blijven liggen.

Compliance wachtrij -- Documenten die wachten op beoordeling als eerste verwerken.

Te beoordelen -- Nieuwe kandidaatreacties bekijken en verwerken.

CV Gereed -- Klaarstaande CV's controleren en aanbieden aan klanten.

Berichten -- Ongelezen e-mails en meldingen afhandelen.

Werk per subtab in Procedures. Focus op een type taak tegelijk in plaats van schakelen tussen fasen.

Kandidaatlevenscyclus

Elke aanbieding doorloopt vier hoofdfasen in het Procedures-scherm.

Van	Naar	Actie	Door
Reactie ingediend	CV Gereed	CV genereren	Backoffice
Reactie ingediend	Aanpassing vereist	Aanpassing vragen	Backoffice
CV Gereed	Aangeboden	Aanbieden	Backoffice
CV Gereed	Afgewezen	Afwijzen	Backoffice
Aangeboden	Op gesprek	Gesprek plannen	Backoffice
Aangeboden	Afgewezen	Afgewezen door klant	Backoffice
Op gesprek	Gegund	Opdracht gunnen, kandidaat bevestigen, terugkoppelen naar DAS	Backoffice
Op gesprek	Afgewezen	Afgewezen door klant	Backoffice
Gegund	Dossier opbouw	Twee mails (felicitatie + gegevensuitvraag) en dossier aanmaken	Backoffice
Dossier opbouw	Contractfase	Documenten compleet en goedgekeurd	Backoffice
Contractfase	Beheerfase	Alle contracten getekend, opgeslagen in dossier	Backoffice
Beheerfase	Afgerond	Opdracht afronden via offboarding	Backoffice

Samenwerking met frontoffice

Onderwerp	Backoffice	Frontoffice
Kandidaatreacties	Beoordeelt en verwerkt	Signaleert vragen van kandidaat
CV	Genereert en controleert	--
Statuswijzigingen	Voert uit	Leest mee (read-only)
Compliance	Beoordeelt documenten	--
Kandidaatcontact	Formele berichten (e-mail)	Telefonisch contact, notities, chat
Gesprekken	Plant en registreert uitkomst	Bereidt kandidaat voor
Escalatie	Ontvangt escalaties van FO	Escaleert naar BO bij inhoudelijke vragen

FO/BO langs de operationele begeleiding — De eerste-werkdag-succesbericht en de twee-wekencheck horen in principe bij frontoffice (relatiebeheer met de kandidaat). In de huidige praktijk worden ze door Gerben uitgevoerd vanuit de ochtendstart en daarmee functioneel als backoffice-routine zichtbaar. Deze scheidslijn wordt expliciet zo gelaten zolang het FO/BO-handvest en de TESS-automatisering nog niet definitief zijn; herziening volgt in een aparte sessie. Zie Beheer voor de actuele uitvoering.